La gestion des flux d’information est indispensable pour une communication efficace au sein de l’entreprise, quel que soit son secteur d’activité.
Qu'est-ce qu'un flux d'information ?
Les flux d’information sont l’échange d’informations entre les personnes et les systèmes au sein d’une entreprise. La mise en place de flux d’information solides permet de favoriser la collaboration, d’aligner le travail de chacun aux objectifs de l’entreprise et d’améliorer la productivité.
On distingue plusieurs types de flux d’information. On parle de communication descendante lorsqu’un dirigeant partage des informations avec des collaborateurs d’une hiérarchie inférieure, et de communication ascendante lorsqu’un collaborateur communique avec un supérieur. Par exemple, un employé qui fait le compte-rendu de l’avancée d’un projet à son supérieur constitue un flux d’information ascendant.
On parle de communication horizontale quand une information est partagée entre différents services de l’entreprise qui se trouve au même niveau ; et de communication diagonale lorsqu’une information est transmise de manière transversale d’un service à un autre.
Pourquoi la gestion des flux d'information est importante ?
La gestion des flux d’information est très importante car elle permet d’améliorer la communication au sein d’une entreprise. Or, une communication efficace est indispensable pour prendre des décisions pertinentes, coordonner les différents services de l’entreprise, améliorer la productivité des collaborateurs et répondre aux attentes des clients.
Aujourd’hui, les données sont au cœur de tous les métiers, quel que soit le secteur d’activité. La gestion des flux d’information permet aussi d’optimiser la collecte et le traitement des données pour les transformer en flux d’information, source de valeur ajoutée pour l’organisation.
Comment améliorer la gestion des flux d'information ?
Voici quelques conseils pour améliorer la gestion des flux d’information.
Evaluer ses besoins
Toute stratégie de gestion commence par une évaluation des besoins. Avant de définir sa stratégie de gestion des flux d’information, l’entreprise doit faire le point sur les types d’informations qu’elle traite quotidiennement, leur source et leur utilité au sein de l’organisation. Par exemple, certains flux d’information seront intégrés dans les processus décisionnels majeurs tandis que d’autres seront plutôt utiles à titre opérationnel. Il peut être intéressant de dresser une cartographie des flux d’information afin de mieux cibler les améliorations à apporter.
Définir les valeurs de l'entreprise
La communication doit reposer sur le socle des valeurs de l’entreprise. Pour que la communication soit efficace, vous devez vous assurer que les collaborateurs soient en phase avec le management. Il est nécessaire que les valeurs de l’entreprise, mais aussi les objectifs et les missions de chacun, soient définis clairement afin d’optimiser les flux d’information.
Communiquer et favoriser la collaboration
Pour améliorer la gestion des flux d’information, il est nécessaire de mettre en place une communication efficace, transparente et collaborative. Plus les salariés seront informés, plus ils seront impliqués. En ce sens, il peut être intéressant de centraliser les données dans une application ou un logiciel auquel ont accès les collaborateurs. Ainsi, ils pourront y accéder rapidement et auront une vision plus claire des informations.
Se doter des bons outils
Avec l’avènement du télétravail, il est essentiel que l’entreprise se dote d’outils favorisant le travail à distance. Les salariés doivent avoir accès aux applications et aux systèmes de l’entreprise pour pouvoir accéder aux flux d’information où qu’ils se trouvent.
Il peut être intéressant également pour les organisations de se doter d’outils collaboratifs pour favoriser la communication entre les parties prenantes d’un projet. Par exemple, Skype, Slack ou Microsoft Teams sont des outils efficaces.
Se doter des bons outils, c’est aussi opter pour des logiciels sur mesure, qui pourront s’intégrer à votre système existant. Optez pour une application qui soit capable d’automatiser les processus répétitifs afin de gagner du temps et de limiter les erreurs.
Sécuriser ses données
Enfin, il est essentiel de sécuriser les flux d’information pour éviter d’exposer les données de l’entreprise aux cyberattaques. Pour cela, vous devez vous assurer que les collaborateurs soient formés aux bonnes pratiques de sécurité, et adopter des mesures de protection comme la mise en place d’un pare-feu, des mises à jour et sauvegardes régulières, et la réalisation fréquente d’audits de sécurité.
Mettre en place une stratégie de gestion des flux d'information
Pour mettre en place une stratégie de gestion des flux d’information efficace, il faut passer par plusieurs étapes :
- Faire le point sur ses besoins : la première étape consiste à identifier les données essentielles à l’entreprise et à créer les flux d’information.
- Définir des règles de nommage : chaque document doit être nommé d’après des critères précis et uniformisés pour favoriser le classement des données et l’accès à l’information.
- Organiser les flux d’information : il est essentiel de mettre au point un système de classement des données et des documents.
- Définir les droits d’accès : pour sécuriser les données, il est nécessaire d’attribuer l’accès à un flux d’information uniquement aux collaborateurs qui en ont besoin pour leur travail.
- Définir les processus de validation des flux d’information : il est recommandé ensuite de cartographier et de modéliser les flux d’information afin de définir qui, au sein de la société, va valider l’information avant qu’elle soit transmise aux autres services.
